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Publicado: 11 de agosto de 2017

Técnicos da Emgetis reforçam a funcionalidade e tiram dúvidas sobre o e-Doc

Assessores, coordenadores, secretárias e gerentes da Empresa Sergipana de Tecnologia da Informação (Emgetis) estiveram reunidos nesta quinta-feira, 10, no auditório da empresa, para esclarecer dúvidas e reforçar as funcionalidades do e-Doc – sistema gerenciador eletrônico. Utilizado pelo Governo de Sergipe e gerenciado tecnicamente pela Emgetis, o sistema permite criar, gerenciar e armazenar documentos de forma eletrônica, promovendo uma modernização na administração pública estadual.

Conduzida pela gerente da Área de Sistemas e Informações, Helga Uchôa, a reunião enfatizou a importância do uso correto do e-Doc no sentido de garantir a agilidade e a eficiência propostas pelo sistema. Para isso, foram apresentadas algumas dicas essenciais em atendimento às dúvidas mais frequentes dos usuários.

De acordo com Helga, uma prática comum dos usuários do e-Doc que pode prejudicar o andamento da comunicação é quando o documento é tramitado diretamente para um usuário. “Devemos lembrar que este colaborador poderá se ausentar, tornando o processo de recebimento mais demorado. A melhor solução é tramitar para a unidade onde os colaboradores responsáveis pela tramitação poderão receber e tramitar não ficando na dependência de apenas uma única pessoa”, explicou.

O problema pode ser ainda mais grave quando os administradores de e-Doc no órgão esquecem de desativar o usuário que se afastou permanentemente do órgão como, por exemplo, por aposentadoria. “É importante manter o cadastro de usuário do órgão atualizado”, frisou.
Outra dica importante, destacada por Helga foi sobre a finalização do documento. “Quando o usuário não for mais utilizar o documento é necessário que ele seja finalizado, evitando o acúmulo na caixa. Lembrando que só quem pode finalizar o documento é o detentor, e qualquer colaborador da unidade pode reativar”, esclareceu.

Responsável também pela administração do e-Doc na Emgetis, a gerente da Área de Sistemas e Informações, Helga Uchôa, ressaltou que está à disposição dos administradores locais de cada órgão para orientá-los quanto ao uso do sistema.


Última atualização: 22 de agosto de 2017