Gerentes e técnicos da Empresa Sergipana de Tecnologia da Informação (Emgetis) se reuniram para discutir o funcionamento do Sistema de Gestão de Arquivo (SGA), que será utilizado para a administração do Arquivo Central da empresa. Na ocasião, foi demonstrado como o sistema pode auxiliar no cadastramento e controle de documentos.
A proposta do SGA é atender à demanda da gestão arquivística, garantindo que as informações dos documentos sejam confiáveis, autênticas e preservadas. Segundo a gerente do projeto de Reestruturação do Arquivo Central e assessora de Controle Interno, Maria Antonia Machado, o sistema vai fazer o controle do arquivo, no tocante à localização física e temporalidade.
“Cada unidade da empresa vai poder localizar os seus documentos no Arquivo Central através do SGA. Além disso, o sistema servirá para o cadastramento de todas as séries documentais e para controlar o tempo de preservação dos documentos”, explicou a assessora.
O SGA funcionará em conjunto com o módulo de indexação e busca, o EasySearch, dentro do e-Doc Sergipe. “No EasySearch serão armazenados os arquivos digitalizados e os eletrônicos, onde poderão ser consultados sem necessidade de visualizar o documento físico”, detalhou o gerente de projeto, responsável pelo e-Doc Sergipe, Francisco Rocha.
Reestruturação do Arquivo
No início de setembro foi iniciada a reestruturação do Arquivo Central da Emgetis, com o objetivo de adotar uma gestão documental mais moderna. A iniciativa provocará uma mudança na forma de consulta e armazenamento das informações, pois contará com um acervo digitalizado.
“A Emgetis tem como meta ser o exemplo na Administração Pública de eficiência, economia e praticidade usando a tecnologia como instrumento de aperfeiçoamento para atingir este objetivo”, destacou o presidente Ézio Faro.
