Modernizar e facilitar a gestão estadual. Essa é uma premissa do Governo de Sergipe que adota o uso de novas tecnologias para alcançar uma administração mais atual, encurtando distâncias e otimizando o tempo. Seguindo essa diretriz de Modernização Administrativa, o Governo institui o Sistema para Gestão Eletrônica de Documentos e Processos – e-DOC Sergipe, que transformará a atual tramitação física de documentos em uma sistemática eletrônica e possibilitará o mapeamento e a modelagem dos processos administrativos.
Entenda o e-DOC Sergipe
1- O que é o Sistema para Gestão Eletrônica de Documentos e Processos – e-DOC Sergipe?
Baseado no processo de gestão, o e-DOC Sergipe consiste em um sistema que abrange, de forma organizada e sistematizada, as atividades de elaboração, edição, digitalização, tramitação e gerenciamento de documentos e processos em meio eletrônico. Confira o decreto estadual nº 26.510/2009, que institui o e-DOC Sergipe.
2- Como funciona o e-DOC?
O sistema alcança todos os órgãos e secretarias que compõem a Administração Pública Estadual, garantindo mais celeridade nos processos. Entre os recursos tecnológicos utilizados para a implantação do e-DOC, está a Solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, hospedada no Data Center da Emgetis. A solução de GED permite a criação de documento a partir de modelos previamente configurados, bem como o envio e recebimento destes documentos semelhante à lógica do e-mail. Além disso, a solução possibilita a criação de um acervo eletrônico, com consultas e mecanismos de busca mais ágeis.
3- O e-Doc Sergipe funciona em um ambiente de software livre?
Sim, pode ser usando em computadores com o sistema operacional Ubuntu 11.04, Mozilla Firefox 7.01 e Br Officer 3.
Gestão de Processos
A tramitação dos documentos ocorre baseada no mapeamento de processos da Administração Pública Estadual. Dessa maneira, o e-DOC permite uma melhor visualização da gestão destes processos, uma vez que são evidenciados os órgãos e o fluxo de trabalho envolvidos em tais processos.
Através do mapeamento processual, será possível diagnosticar lacunas e/ou gargalos que burocratizam e emperram os processos em nível de governo, facilitando a tomada de decisão para resolução destes problemas.
Validade legal
Os documentos eletrônicos serão válidos legalmente, pois conterão uma assinatura eletrônica, conhecida como Certificação Digital. Essa assinatura garante a integridade, inviolabilidade, irretratabilidade, autenticidade, confidencialidade dos documentos. Além disso, impede que o remetente negue a autoria do documento.
A Certificação Digital é fundamentada pela medida provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira para a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
Estrutura do e-DOC
Todos os órgãos e secretarias estão diretamente envolvidos com o e-DOC Sergipe, enquadrados na categoria de Órgãos Setoriais dentro da estrutura do sistema. Eles são responsáveis pelo pleno funcionamento do e-DOC Sergipe, com as atribuições de administrar as tecnologias, no âmbito da instituição, administrar os processos mapeados, inseridos no e-DOC, cuja gestão do processo seja de sua competência e fazer pleno uso do sistema.
A estrutura do sistema é composta ainda pela Secretaria de Estado da Casa Civil, que é o Órgão Gestor, ao qual compete a homologação das políticas, diretrizes, orientação, planejamento, coordenação dos assuntos relativos ao e-DOC Sergipe.
A execução das políticas e diretrizes definidas, bem como a gestão administrativa do sistema caberá à Secretaria de Estado da Administração, o Órgão Executivo. Já o provimento da Solução de GED e as intervenções tecnológicas serão efetuadas pela Emgetis, o Órgão Técnico.
Downloads
Manual de Criação de documentos no e-DOC
Arquivos necessários para instalação do token
Manual de procedimentos para utilização do Token
Manual e-Doc versão 4
