Publicado: 31 de julho de 2017, 12:26

Implantada Solução de GED no Data Center

A novidade tecnológica permitirá mudanças significativas no atual processo de tramitação de documentos dos órgãos estaduais, pois substituirá o uso de papel por documentos eletrônicos.

Mais uma soluçãocorporativa está hospedada no Data Center da Empresa Sergipana de Tecnologia da Informação (Emgetis): a Solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED. A novidade tecnológica permitirá mudanças significativas no atual processo de tramitação de documentos dos órgãos estaduais, pois substituirá o uso de papel por documentos eletrônicos.

Com o GED, as etapas do clico de vida de um documento passarão a ser mais automatizadas, com fluxos definidos e processos mapeados. A ferramenta permitirá que a elaboração de um documento, a publicação e o arquivamento ocorram eletronicamente, garantindo mais agilidade no processo.

Segundo o gerente do projeto de GED, Francisco Rocha, a nova solução traz inúmeros benefícios, entre eles a redução do tempo de localização de documentos, um melhor aproveitamento do espaço físico, a padronização documental e a redução de custos com papel e impressão. “O GED tem o objetivo de tornar a sistemática de tramitação de documentos mais ágil, mais segura e menos dispendiosa”, disse.

A gestão eletrônica permite ainda um maior controle do processo de tramitação, pois elimina riscos como perda, roubo e extravio, que são ameaças comuns ao deslocamento físico de documentos. A solução possibilita também um controle de acesso aos documentos, já que previne a consulta por parte de pessoas não autorizadas.

Por que implantar o GED?

A necessidade da aquisição da nova ferramenta decorreu das demandas dos órgãos por sistemas similares. De acordo com Francisco Rocha, a solução de GED veio para resolver questões como o grande volume de informações gerado pelas unidades administrativas do Governo, a adequação de dados tratados através de ferramentas tradicionais (planilhas) e a necessidade de facilitação na busca de informações.

“A implantação do GED por parte da Emgetis está alinhada à diretriz governamental que trata da modernização administrativa e à proposta da introdução de critérios socioambientais nas ações do Governo para minimizar impactos negativos – a Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P)”, explicou Francisco.

e-DOC Sergipe

Francisco Rocha contou também que o GED será a ferramenta de sustentação para a implantação do Sistema para Gestão Eletrônica de Processos e Documentos – e-DOC Sergipe. Coordenado pela Secretaria de Estado da Casa Civil (Secc), o e-DOC contempla mais dois projetos além do GED: a Certificação Digital e a formulação de diretrizes como suporte à implementação do GED.

A Certificação Digital vai garantir a validade legal dos documentos eletrônicos resultantes da nova solução. Já as diretrizes que servirão de arcabouço para o funcionamento do GED, deverão ser traçadas após a definição da estrutura organizacional do Estado, pois os processos de tramitação de documentos perpassam pela atual configuração os órgãos.

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