Publicado: 21 de agosto de 2017, 10:58

Gestão Eletrônica de Documentos: Emgetis conhece nova ferramenta

Em reunião com a Data Easy Consultoria e Informática, a Empresa Sergipana de Tecnologia da Informação (Emgetis) teve a oportunidade de conhecer o DocFlow, ferramenta que promete modernizar e agilizar a gestão de processos e documentos governamentais, através da captação, armazenamento, localização e gerenciamento de informações.

Em reunião com a Data Easy Consultoria e Informática, a Empresa Sergipana de Tecnologia da Informação (Emgetis) teve a oportunidade de conhecer o DocFlow, ferramenta que promete modernizar e agilizar a gestão de processos e documentos governamentais, através da captação, armazenamento, localização e gerenciamento de informações.

Funcionários da Data Easy apresentaram a ferramenta, em reunião com o diretor-presidente da Emgetis Cláudio Luiz da Silva, e o diretor administrativo e financeiro, Ulisses de Paula, e o diretor técnico, Milson Leite, além de outros funcionários da Emgetis. Na ocasião, também estiveram presentes gestores da Procuradoria Geral do Estado, da Secretaria de Estado da Administração, Controladoria Geral do Estado, Secretaria de Governo e Casa Civil.

De acordo com Márcio Lima, da Data Easy, o DocFlow pode ser um grande coadjuvante na gestão eletrônica dos processos que são diariamente tramitados pelos diversos órgãos do governo. “O principal objetivo do DocFlow é automatizar os protocolos e encaminhamentos, o que traz grandes vantagens à administração pública”, afirmou Márcio, na abertura da reunião.

A maior vantagem da ferramenta é a facilidade, tanto de implementação por parte das empresas, como de uso por parte dos colaboradores. “O software é totalmente web, ou seja, não há necessidade de instalar programas, apenas acessar a internet e entrar no sistema. Atualmente, ele está sendo usado por 15 órgãos do Sebrae espalhados em todo o país. Além disso, o sistema é multiempresa, ou seja, os processos podem ser criados em um órgão e tramitados para outro órgão sem precisar usar tanto papel”.

Através do sistema, todas as partes dos processos poderão ser criadas na versão online, e os documentos que antes tramitavam em papel serão digitalizados. “A partir do momento que entra no sistema, o processo continua tramitando, mas o papel se torna dispensável. O DocFlow também permite que os processos sejam criados dentro do próprio sistema. Através do preenchimento de campos, as pessoas realizam os mesmos procedimentos”, explicou Márcio.

De acordo com o técnico da Data Easy, o sistema registra o número de protocolo de todos os documentos de forma automática, o que facilita a busca posterior, seja por palavras-chave ou número do processo. Além disso, é capaz de se adaptar às demandas organizacionais dos diversos órgãos, no tocante à criação e tramitação dos processos. “As notificações de registro de protocolo são enviadas por e-mail para as pessoas autorizadas a recebê-los. É importante ressaltar que cada processo só pode ser visualizado por pessoas envolvidas com o mesmo. É ideal para setores que trabalham com a rotina de discrição, como por exemplo as Assessorias Jurídicas”, explicou, complementando que os despachos efetuados por cada setor também podem ser visualizados a qualquer momento, incluindo o histórico e os comentários adicionados.

Fotos: Milena Ninck

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