Os trabalhos para reestruturação do Arquivo Central da Empresa Sergipana de Tecnologia da Informação (Emgetis) estão em estágio avançado. Os documentos jurídicos, financeiros e de pessoal estão organizados e prontos para serem cadastrados no Sistema de Gestão Arquivística (SGA). Cerca de 30% dos arquivos jurídicos já se encontra no sistema que permitirá maior agilidade na localização dos documentos no acervo físico.
Segundo a gerente do projeto de reestruturação, Maria Antonia Machado, a Assessoria Jurídica (Asjur), a Área de Financeira e Contábil (Arfic) e a Área de Pessoal (Arpes) são as unidades que apresentam um maior volume de documentos a serem arquivados. “Estamos concluindo a organização dos arquivos da Área de Contratação e Serviços Administrativos (Arcad). Cerca de 70% já está organizado”, adiantou a gerente.
Benefícios
A reestruturação do Arquivo Central da empresa já revela alguns benefícios, como adisposição mais organizada nas prateleiras e a higienização de cada documento. “O diferencial está no acesso mais rápido dos documentos, que ficarão reunidos em um arquivo centralizado e será gerenciado por um sistema que permite a localização exata do documento físico”, destacou Maria Antonia Machado.
A gerente acrescentou que os benefícios vão além da estrutura interna da Emgetis, já que a organização dos documentos facilitará também os processos externos de auditoria e fiscalização.
Proposta
Iniciado em setembro de 2010, o projeto surgiu com o objetivo de modernizar a gestão documental, contando com a proposta de digitalização do acervo. “Está prevista a digitalização do Arquivo Central, que deverá ser integrada ao e-Doc Sergipe. Esse trabalho dispensará a consulta do arquivo físico, que passará a ser utilizado apenas nas situações que o exigirem como prova”, avaliou a Antonia Machado.
Laboratório
O Arquivo Central da Emgetis já chamou a atenção de organizações da comunidade externa. Desde o dia 14, uma equipe da empresa Fábrica Info está realizando um trabalho de digitalização dos arquivos da Arpes. Segundo o representante da empresa, João Victor, a proposta é digitalizar no período de duas semanas cerca de 30 mil documentos.
